Cuando, desde cualquiera de nuestros Servicios de Prevención, nos planteamos aplicar una solución para digitalizar nuestros procesos y documentos, es normal que nos surjan muchas dudas sobre la necesidad real, el coste-beneficio, el riesgo a equivocarnos de solución, etc. Hay que tener en cuenta que es una decisión que, una vez tomada y comenzada la implantación, es difícil de dar marcha atrás, y supone un compromiso importante en cuanto a energía invertida y recursos puestos en ello.
En ese momento, cuando nos encontramos entre el “sigamos igual un año más” y “es el momento de dar el salto”, entre el “uff, tendré que convencer a la dirección” y el “el salto es tan grande que será evidente”es el momento de poner en valor esos beneficios y valorar, incluso económicamente, qué impacto tendrá en nuestro día a día y en los recursos que estamos dedicando a tareas de poco o ningún valor.
Aquí dejamos unas pequeñas ideas que podrían convencernos a dar el paso:
1º Te ayudará a conseguir una mejor integración de la Seguridad y Salud en tu organización – Con la posibilidad de digitalizar tus inspecciones y permisos, y que sean accesibles vía app desde cualquier móvil y/o tablet, ya no hay excusas para que todos realicen sus inspecciones y observaciones preventivas. Créalas a tu manera, establece plazos y cualquier persona con un móvil o tablet podrá hacerlo en todo momento. Asegúrate que se pueden hacer tanto online como offline (es decir, tanto con conexión como sin conexión a internet). Pónselo fácil y elimina excusas.
2º Te creará, de forma casi automática, tu planificación preventiva – Te permitirá priorizar tus medidas preventivas, automatizar la formación, organizar las inspecciones y auditorias… Creará un calendario para cada persona con las tareas pendientes y formaciones a realizar.
3º Automatizará tu formación y no dejará nada a la improvisación – Debes conseguir que él trabaje para ti. Si estableces la formación por puesto/centro/equipo y la caducidad de la misma, el sistema deberá poder avisarte con tiempo de caducidades, asegurarte la cualificación del personal, etc. Si además tu formación es elearning incluso podrás llegar a automatizar el seguimiento del curso, enviando recordatorios, puntuaciones finales, certificados, etc.
4º El sistema se encargará de gestionar tu sistema OSHAS 18001 o la ISO 45001- Con lo que el ahorro en tiempo dedicado a revisar, planificar, seguir, estará reducido al mínimo necesario. Céntrate en mejorar el sistema y analizar los resultados y él se encargará del resto.
5º Di adiós al papel. Da la bienvenida a la era del Valor – Porque además de simplificar y eliminar el papel, conseguirás un seguimiento de procesos e información de gran valor añadido. Define tus KPI´s de proceso y síguelos de forma automática. Demuestra a la Dirección la gestión eficaz y el retorno de la inversión de una forma gráfica y atractiva.
6º Reduce tu tiempo dedicado a la CAE- Seas empresa Principal o contratista, el tiempo perdido en gestión de la CAE evita que avancemos. Con una buena solución consigues automatizar gran parte del proceso, repartir el trabajo, unificar documentos repetidos… Tenemos que vivir con ella, pero no podemos permitir que nos robe más tiempo del necesario.
Finalmente, uno de los puntos principales que normalmente no tenemos en cuenta: Asegúrate de que el sistema de digitalización que elijas esté desarrollado por expertos en HSE con amplia experiencia, de forma que te ayuden a unir tu HSE actual con el futuro digital. No vale con que te den acceso al sistema, deben acompañarte en el camino hasta que te sientas cómodo y puedas seguir avanzando por tu cuenta. Sólo así podrás sacarle todo el rendimiento a tu nueva herramienta.
Porque digitalizar no es solo encontrar la aplicación más completa. El éxito de una digitalización está en contar con un equipo que te guíe en la implantación y que tenga en cuenta el factor humano. La experiencia en cuanto a establecer las fases, hitos y tiempos necesarios para conseguir una implantación efectiva es fundamental. En estos temas, no hay segundas oportunidades.